WWOOFare och gårdsvärdar kommunicerar via WWOOF-inkorgen. Endast WWOOFare med ett aktivt medlemskap kan skicka besöksförfrågningar till aktiva gårdsvärdar.
Att hantera besök i din WWOOF-inkorg, plus att säkerställa att besöken har rätt datum och statusen "bekräftad", ger flera betydande fördelar:
- Gårdsvärdens kalender uppdateras automatiskt.
- Besökspåminnelser skickas till båda medlemmarna en vecka innan besöket börjar.
- Påminnelser om att skriva omdömen skickas till båda medlemmarna den dagen besöket slutar.
- Gårdsvärdar listas på WWOOF-profiler som tidigare gårdsvärdar.
- Ökar säkerheten genom att säkerställa att WWOOF-personalen är medveten om medlemmarnas vistelseort.
Observera: Alla planerade besök måste ha statusen "bekräftad" för att betraktas som officiella WWOOF-besök.
När en WWOOF-deltagare skickar in en besöksförfrågan får gårdsvärden ett e-postmeddelande. Därefter, varje gång ett meddelande skickas mellan en gårdsvärd och en WWOOFare, får mottagaren ett e-postmeddelande med en direktlänk till sin WWOOF-inkorg.
För gårdsvärdar:
I din WWOOF-inkorg kan du acceptera eller avböja en besöksförfrågan. Förfrågan har från början statusen väntande, vilket betyder att du ännu inte har bekräftat att du kan ta emot WWOOFaren. Under tiden kan ni skicka så många meddelanden och frågor ni behöver utan att ändra statusen.
När ni har kommit överens väljer du acceptera. Om du inte kan ta emot WWOOFaren väljer du avböj. Båda alternativen kräver att du samtidigt skickar ett meddelande.
När du har accepterat förfrågan, be WWOOFaren att bekräfta besöket om hen inte redan har gjort det.
För WWOOFare:
När en gårdsvärd accepterar din besöksförfrågan kan du från din WWOOF-inkorg antingen bekräfta besöket eller avbryta det om dina planer har ändrats. När du har bekräftat ett besök uppdateras gårdsvärdens kalender automatiskt för att ange det planerade besöket. Både gårdsvärdar och WWOOFare kan justera datumen för en besöksförfrågan när som helst.
För att hjälpa gårdsvärdar att planera, vänligen bekräfta alla planerade besök så snart som möjligt och avbryt alla väntande besök och/eller andra accepterade besöksförfrågningar som kan överlappa varandra.
För både WWOOF-användare och gårdsvärdar:
Gårdsvärdar kan inte skapa nya besöksförfrågningar, men de kan initiera kommunikation med WWOOF-användare genom att skicka ett meddelande till dem. Om en WWOOFare vill besöka en gårdsvärd som har kontaktat dem måste de konvertera meddelandet till en besöksförfrågan genom att lägga till önskade besöksdatum och sedan följa stegen ovan för att bekräfta det.