WWOOFare och gårdsvärdar kommunicerar via WWOOF-inkorgen. Endast WWOOFare med ett aktivt medlemskap kan skicka besöksförfrågningar till aktiva gårdsvärdar.
Att hantera besök i din WWOOF-inkorg, plus att säkerställa att besöken har rätt datum och statusen "bekräftad", ger flera betydande fördelar:
- Gårdsvärdens kalender uppdateras automatiskt.
- Besökspåminnelser skickas till båda medlemmarna en vecka innan besöket börjar.
- Påminnelser om att skriva omdömen skickas till båda medlemmarna den dagen besöket slutar.
- Gårdsvärdar listas på WWOOF-profiler som tidigare gårdsvärdar.
- Ökar säkerheten genom att säkerställa att WWOOF-personalen är medveten om medlemmarnas vistelseort.
Observera: Alla planerade besök måste ha statusen "bekräftad" för att betraktas som officiella WWOOF-besök.
När en WWOOF-deltagare skickar in en besöksförfrågan får gårdsvärden ett e-postmeddelande. Därefter, varje gång ett meddelande skickas mellan en gårdsvärd och en WWOOFare, får mottagaren ett e-postmeddelande med en direktlänk till sin WWOOF-inkorg.
För gårdsvärdar:
Från din WWOOF-inkorg ser du två alternativ för att svara på en besöksförfrågan: acceptera eller "avböja". Som standard är en förfrågan inställd på "väntande", vilket betyder att du inte har bekräftat din möjlighet att vara gårdsvärd för WWOOFaren ännu. Du kan fortsätta att skicka så många meddelanden eller frågor du vill medan du behåller ditt svar inställt på "väntande". När en överenskommelse har nåtts kan du "acceptera" deras förfrågan. Om du väljer att inte vara gårdsvärd för dem, välj helt enkelt "avböj". Observera att för att "acceptera" eller "avböja" måste du också skicka ett meddelande.
När du har accepterat en besöksförfrågan, vänligen be WWOOFaren att bekräfta sitt besök.
För WWOOFare:
När en gårdsvärd accepterar din besöksförfrågan kan du från din WWOOF-inkorg antingen bekräfta besöket eller avbryta det om dina planer har ändrats. När du har bekräftat ett besök uppdateras gårdsvärdens kalender automatiskt för att ange det planerade besöket. Både gårdsvärdar och WWOOFare kan justera datumen för en besöksförfrågan när som helst.
För att hjälpa gårdsvärdar att planera, vänligen bekräfta alla planerade besök så snart som möjligt och avbryt alla väntande besök och/eller andra accepterade besöksförfrågningar som kan överlappa varandra.
För både WWOOF-användare och gårdsvärdar:
Gårdsvärdar kan inte skapa nya besöksförfrågningar, men de kan initiera kommunikation med WWOOF-användare genom att skicka ett meddelande till dem. Om en WWOOFare vill besöka en gårdsvärd som har kontaktat dem måste de konvertera meddelandet till en besöksförfrågan genom att lägga till önskade besöksdatum och sedan följa stegen ovan för att bekräfta det.